칸반플로(KanbanFlow - https://kanbanflow.com/)는 칸반보드 방식을 기반으로 한 온라인 프로젝트 관리 도구입니다. 팀과 개인이 작업을 효율적으로 시각화하고 측정하며 관리가 가능하도록 돕습니다.
칸반플로의 핵심 기능와 사용법 그리고 모바일에서 사용하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
01) 칸반플로(KanbanFlow) 소개
업무에 활용하게 될 칸반플로의 핵심 기능은 아래와 같습니다.
◎ Kanban 보드 : 서비스의 핵심 기능인 칸반 보드를 제공합니다. Trell, Notion의 칸반보드처럼 직관적입니다. 또한 카드에 설명 추가, To-do 리스트 추가, 만기일 등을 추가하여 작업을 구체화할 수 있습니다.
◎ 뽀모도로 타이어 : 뽀모도로 타이머는 시간 관리 기법으로, 25분 집중 후 5분 휴식을 반복하는 방식으로 생산성 증가에 매우 핵심적인 요소입니다. 카드별로 뽀모도로 타이머를 적용 할 수 있어서 업무별로 얼마큼의 시간이 소요되었는지 파악하기 좋습니다.
◎ 통계 기능 : 뽀모도로 타이머 사용 기록에 대한 통계를 확인할 수 있습니다. 요일별, 시간별로 얼마나 집중했는지 또한 어떠한 원인으로 집중력이 깨졌는지 파악하여 생산성 관리하기에 용이합니다.
02) 칸반플로(KanbanFlow) 핵심기능 ① Kanban 보드
칸반보드에서 '보드'는 열(예: To-Do, Doing, Done) 을 의미하고 '카드'는 개별 작업을 의미합니다. 해야 할 업무를 카드로 생성하고 업무 구체화를 위한 추가작업 (예 :서브테스크, 만기일 등) 설정하는 방법입니다.
0) Kanban 보드 : 보드와 카드에 작성한 작업이 표시되어 있습니다. 드래그 & 드롭 방식을 통해 작업의 우선순위를 손쉽게 설정합니다.
1) Description : 작업에 필요하거나 및 참고해야 할 정보 등을 기재합니다.
2) Subtask : 체크리스트 방식을 통해 작업 진행을 위해 필요한 액션을 추가합니다.
3) Due date : 작업의 만기일을 설정합니다. 특정 보드에 도달해야 하는 시기를 설정할 수도 있습니다.
4) Comment : 댓글을 통해 히스토리를 남기거나 팀원끼리 의견을 공유합니다.
이어서 보드를 추가/수정/삭제하고 개별 보드마다 다른 설정을 부여하는 방법입니다.
보드 편집 화면에서는 보드 추가/삭제와 함께 보드 순서를 변경할 수 있습니다.
카드에 기재된 추가작업 (예 :서브테스크, 만기일 등) 은 닫힘 상태로 표기되는 것이 기본입니다. 해당 편집 기능을 통해 특정 보드에서 원하는 추가작업을 항상 열림 상태로 보이도록 유지할 수 있습니다.
위에 예시로 설정한 이미지에서는 Develop 보드에 있는 모든 카드들은 Subtask, Due date 항목이 항상 열림 상태로 노출 됩니다.
03) 칸반플로(KanbanFlow) 핵심기능 ② 뽀모도로 타이머
칸반보드에서 할 일과 우선수위를 정했다면, 뽀모도로 타이머를 통해 집중력을 최대로 끌어올리며 시급한 업무 업무를 끝내를 데에 집중합니다.
뽀모도로 방식은 25분을 집중해서 일하고, 5분간 휴식하는 기법입니다. 두 개의 시간을 합쳐서 30분을 1 뽀모도로라고 부릅니다. 이 방식의 사용법은 아래와 같습니다.
① 타이머를 누르는 순간부터는 선택한 업무만을 진행합니다.
② 업무와 관련없는 일(예 : 화장실, 웹서핑, 동료와의 대화)을 하게 되거나, 딴생각으로 집중이 깨지게 된다면 Stop 버튼을 눌러서 타이머를 종료합니다.
③ 25분에 지나면 break Time 버튼을 눌러서 5분의 휴식시간을 가집니다.
몇일동안 뽀모도로 방식으로 일해보니 아래와 같은 장점이 있었습니다.
- 25분이라는 시간 동안 해당 일만을 끝내기 위해 집중하기 때문에 주의 분산을 방지하고 몰입할 수 있습니다.
- 타이머가 실행되는 동안 초침소리를 통해서 시간이 흘러가고 있음을 지속적으로 인지할 수 있습니다.
- 작업별로 소요된 시간을 측정을 통해 추후에 동일 업무를 진행 시 예상소요 시간을 설정할 수 있습니다.
04) 칸반플로(KanbanFlow) 핵심기능 ③ 통계 기능
칸반플로의 통계 기능을 통해 요일별 / 시간별 몇 뽀모도로가 쌓였는지 확인할 수 있습니다.
변해가는 뽀모도로의 수를 통해 한계치를 파악하고, 성장치 측정이 가능합니다. 또한 나의 집중력을 빼앗는 요소가 무엇인지 통계를 통해서 파악이 가능합니다.
05) 칸반플로(KanbanFlow) 활용 팁 ④ 모바일 사용
칸반플로는 웹뿐만 아니라 모바일 앱을 통해서도 사용할 수 있습니다. 모바일 앱을 사용하면 이동 중에도 작업을 관리하고 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 모바일 앱을 설치하는 방법은 아래와 같습니다.
칸반플로 모바일 웹(https://kanbanflow.com/m#home)에 접속 후 우측 상단 더보기 (︙) 선택 후 앱설치를 선택하여 앱을 설치하여 사용할 수 있습니다.
추가로 모바일에서 사용 시 화면을 가로로 회전시키면 여러 개의 보드를 확인할 수 있습니다.
지금까지 칸반플로(KanbanFlow) 툴을 사용하여 시간을 효율적으로 관리하고 생산성을 높이는 방법에 대해 알아보았습니다. 평소 칸반보드 기능을 제공하는 Trello라는 툴과 뽀모도로 타이머를 별도로 사용하고 있었는데, 이 두 가지를 한 번에 사용할 수 있으니 정말로 편리했습니다.
생산성을 극대화시키고, 업무능력을 향상을 위해서 칸반플로(KanbanFlow) 사용해 보시기를 추천해 드립니다.